Bonjour, je suis Franck, le directeur des Sitolog. Je vais vous parler aujourd'hui de l'outil
d'inventaire. L'outil d'inventaire, il s'accède à partir de ce bouton ici comme l'outil de recherche
rapide et de recherche avancée ou de filtrage avancé que je viens de vous présenter dans un
tuto précédent. Et en fait l'outil d'inventaire, il est ici sur la partie du bas. Donc on va voir
ça en détail dans quelques instants. Mais avant de présenter l'utilisation de l'outil, je vais
revenir rapidement sur le but ou l'usage de cet outil. À quoi il sert ? Donc voyons ça en image.
Donc au départ vous avez une base de données Prestashop que vous pouvez lire avec Merlin
Backoffice qui vous donne votre stock connu et de l'autre côté vous avez votre stock réel donc votre
stock physique dans votre entrepôt votre magasin. Dans Merlin vous avez donc un nouvel outil qu'on
appelle l'outil d'inventaire qui va vous permet de créer un fichier. Dans ce fichier d'inventaire,
qu'est-ce que vous allez trouver ? Vous allez trouver donc tous les produits avec leur quantité
réellement en stock, les quantités qui manquent également les articles qui sont manquants avec
leur quantité, la valeur des stocks supposés, donc stock connu et du stock réel et puis la
différence c'est le montant des pertes. Avec ce fichier, vous allez pouvoir faire
une réimportation pour mettre à jour votre stock connu dans Prestashop et de l'autre
côté faire un export pour le fournir à votre comptabilité pour tenir compte de vos pertes.
Donc concrètement comment ça fonctionne ? Donc l'idée c'est de pouvoir ajouter dans notre fichier
d'inventaire, donc qui va se situer ici dans cette table en bas les articles réellement dans
votre stock. Alors, il y a différentes manières de les trouver. Euh donc l'idée, c'est d'aller dans
votre stock, dans votre magasin, donc repérer les articles que vous voulez ajouter parce qu'ils sont
présents physiquement. Et puis par exemple soit vous avez leur référence ou quel cas et bien vous
allez taper ici leur référence je sais pas je vais taper référence Toto. Si la référence Toto existe,
le produit va être trouvé ici et puis vous allez pouvoir l'ajouter avec ce bouton incrément dans
l'inventaire. Alors par exemple, j'ai j'ai pas utilisé la référence par trouvé je sais pas,
je suis dans le rayon des robes. Donc je tape robe euh je cherche donc Merlin avec l'outil de
recherche rapide me trouve toutes les robes et supposons que ben dans votre stock vous
trouvez cette robe imprimée bleue ici. Encore une fois vous aurez pu la chercher avec sa référence
fournisseur ou une référence tout court ouou autre chose. Donc imaginons que vous l'ayez
trouvé et donc vous voulez signaler à votre outil d'inventaire que elle est bien en stock. Donc si
je clique sur incrémenter dans l'inventaire ici, il me rajoute une ligne dans mon fichier
d'inventaire concernant cet article avec une quantité qui est fixée ici de 1. Je vais supprimer
cette ligne. Je clique sur supprimer et cette fois-ci juste pour vous montrer que j'aurais pu
mettre une quantité différente de 1. Par exemple, j'ai cinq articles en stock. J'aurais mis cinq
ici avant de cliquer sur incrémenter dans l'inventaire. Et je me retrouve donc avec la
même ligne mais cette fois-ci avec un stock d'inventaire qu'on voit ici de 5. Le stock
connu tel est la donnée qui était qui a été lue pardon dans la base 1518. Donc euh on voit que
j'en ai compté que cinq, il m'en manque énormément 1513. Et donc dans ce fichier d'inventaire, vous
allez avoir d'autres informations concernant ce produit. En particulier ben toutes les référence,
les codes barres, les choses comme ça qui sont nécessaires dans le fichier pour retrouver. Mais
également complètement ici sur la droite, vous allez avoir à partir du prix d'achat du produit
et du nombre de produits perdus, vous allez avoir la perte. Alors là, le prix d'achat n'est pas
documenté pour ce produit, donc j'ai une perte de zéro. Mais si j'avais par exemple 100 comme prix
comme prix d'achat et bien j'aurais 100 fois cette ce chiffre de 1513. Donc une perte énorme dans
ma base. J'ai de nouveau supprimer cette ligne et cette fois-ci à la place de mettre une quantité 5,
je vais cliquer sur quantité auto. Donc quantité auto, ça veut dire que je demande
à Merlin de automatiquement ajouter dans ma base la quantité connue du produit. Alors là,
je l'ai pas dans ma table du haut. Euh ici, pardon. Donc là, ma quantité c'est 1518.
Donc avec l'option quantité autocochée, quand je clique sur incrémenter dans l'inventaire, à ce
moment-là, mon stock d'inventaire devient égal à mon stock connu. Donc là, j'ai plus de perte. Donc
j'ajoute celui-ci, je clique ici. Ça joue pareil en quantité de 1 parce que c'est la quantité
connue dans la base. Alors, voyons maintenant une autre manière de faire. Donc je vais supprimer
ces deux lignes. Imaginons et c'est souvent l'intérêt d'outil, c'est que vos produits et
un code barre et vous avez une flasheuse de code barre. À ce moment-là, vous allez tout simplement
plutôt que faire une recherche comme j'ai fait ici dans le champ ici de recherche rapide,
vous allez flasher votre produit. Donc je me mets ici, j'utilise ma flasheuse. Alors vous voyez pas
l'écran. Voilà. Donc la flasheuse me ressort un code barre. Alors, j'aurais pu l'intéresse là,
il a pas lancé la recherche parce que le nombre de caractères mini ici est de 15. Alors, si vous
comprenez pas bien de quoi je parle, il faut revoir la le tutoriel sur la recherche rapide.
Mais en gros, l'idée c'est que il recherche automatiquement les produits à partir du nombre
ici de caractères tapés minimum. Donc, je vais me remettre sur la valeur par défaut qui est de
3. Et vous voyez en fait, je vais refaire l'opération. Je reflash ici. Contrôle V.
Et dès que je flash, en fait, il me trouve le produit correspondant à ce code barre. Donc une
fois qu'il l'a trouvé ici, je pourrais bien sûr cliquer sur incrémenter dans l'inventaire toujours
avec quantité auto. Mais là, ça a peu d'intérêt. En gros, ça fait une action supplémentaire. Donc
l'autre méthode qui qui est plus intéressante, je supprime cette ligne, c'est de cocher ce mode
ou d'activer ce mode qui s'appelle mode ajout flash. Donc le mode à jou flash vous permet
d'ajouter dans le fichier d'inventaire le produit immédiatement après qu'il soit trouvé grâce à la
flasheuse. Donc je vais recommencer. J'efface ça. Je reflash mon article, mon code barre. Le
produit est trouvé et automatiquement vous voyez, il est ajouté dans mon inventaire.
Si je flash immédiatement derrière un autre produit, donc un autre code barre,
il me trouve un autre produit qui automatiquement est ajouté également dans mon inventaire parce que
je suis toujours en mode ajout flash. À noter que vous pouvez également décrémenter dans
l'inventaire. Donc si je prends mon produit ici, je clique sur décrémenter ou que je le flashe,
en fait ça va le retirer de l'inventaire. Donc par exemple, je vais rechercher les robes.
Voilà, il a trouvé toutes les robes. Imaginons que ce produit-ci euh je l'ai ajouté en quantité alors
je en le mode flash, je vais le mettre en quantité non plus auto mais en quantité par exemple 8. Donc
ici j'ai h articles de enfin h quantités 8 pour cet article. Imaginons que je me sois trompé,
vous pouvez très bien à un moment donné dire non, je vais je vais en retirer sur les H,
je vais en retirer un. Vous mettez quantité 1 et vous cliquez sur décrémenter et vous passez
à la quantité 7 ici. À noter aussi que vous pouvez spécifier la location, l'emplacement
dans votre stock. Par exemple, on va mettre rayon 1. Donc si j'ajoute ce produit ici en quantité 1,
je fais incrémenter, j'ai bien ici une location dans mon fichier d'inventaire. Donc pour rappel,
l'outil de recherche, il permet de trouver des produits mais aussi trouver des déclinaisons.
Donc de la même manière, vous pouvez ajouter dans votre inventaire des déclinaisons. Donc je vais
prendre ces trois-ci, je fais je vais me mettre en quantité auto, incrémenter dans l'inventaire.
Donc ici, je me retrouve avec trois lignes supplémentaires qui correspondent bien à des
déclinaisons. Alors, ces trois lignes que je viens d'ajouter, celles-ci ont un prix, une valeur prix
d'achat. Donc, on a une valeur ici de stock qui correspond à et bien la quantité de l'inventaire.
400 fois le prix d'achat, 400 x 21, ça fait ce chiffre magique de 84400 et une perte de zéro.
Si par contre celui-ci il m'en manque, donc je vais me mettre comme tout à l'heure dans une
quantité avant je mettre 5 et je vais décrémenter. Donc je suis en quantité ou en delta - 5. Ici il
me manque 5 articles dans mon stock par rapport à ma quantité connue de 400. Et donc j'ai ici cette
fois-ci une perte qui est égale à 5 fois le prix d'achat. Si je coche ici automatique, en fait,
je vais avoir une ligne qui va se rajouter dans ma table qui va me donner la totalité des pertes,
la totalité de ma valeur de stock et ainsi de suite. Ici, le nombre de d'articles connus,
le nombre d'articles dans l'inventaire et le nombre d'articles manquant dans mon stock.
Alors, un fichier d'inventaire et en particulier si le but c'est de calculer ses pertes ne doit
pas contenir simplement les produits qu'on a trouvé dans nos stock, il doit aussi contenir les
produits qu'on a pas trouvé qui sont complètement absents. Donc, j'ai pas pu les flasher,
j'ai pas pu les ajouter. Est-ce que je les ai pas ? Je les ai pas trouvé. Donc, comment les
ajouter automatiquement dans ce fichier ? Alors, c'est très simple. Vous avez un bouton ici,
catalogue complet. Donc quand je clique dessus, il va chercher dans ma base de données tous
les produits qui étaient absents dans mon stock exactement qui était absent dans mon inventaire
ici dans mon fichier d'inventaire. Donc vous les voyez qu'ils sont en train d'être ajoutés. Donc
aussi bien les produits que les déclinaisons. Donc il y en a un petit paquet. Voilà, il a terminé.
Et donc là, cette fois-ci, j'ai un inventaire complet, donc avec ben les produits effectivement
trouvés, donc ceux qui ont un stock inventaire non nul, on va dire, et puis tous les autres avec
un stock de zéro, donc stock inventaire de zéro, alors qu'ils ont un stock connu positif. Donc ça,
ce sont des pertes, ce sont des produits que qui ont été soit volés, soit perdus,
en tout cas qu'ils ont plus dans votre stock physique alors qu'il devrait y être. Donc là, vous
avez comme tout à l'heure le total de vos pertes sur cette sur cet inventaire physique. Alors, une
fois que votre inventaire est terminé, vous allez pouvoir exporter ce fichier d'inventaire. Donc,
vous cliquez ici sur sauver sous, vous saisissez l'emplacement et le nom d'un fichier, vous faites
save et vous avez votre fichier. Ce fichier, vous pouvez également le recharger donc avec le bouton
recharger XLS. Donc là, c'est la même chose. Il vous demande euh tout d'abord si vous voulez
fusionner donc un fichier d'inventaire, un fichier Excel avec le contenu actuel ou bien remplacer
le contenu actuel par le contenu du fichier ou abandonner. Si vous faites fusionner, remplacer,
peu importe, il va vous demander ensuite d'aller chercher un fichier sur votre base de données,
enfin sur votre excusez-moi, sur votre ordinateur. Donc avec la possibilité, comme je viens de le
dire, soit de fusionner les données, donc les ajouter à votre inventaire déjà présent ici,
soit de remplacer les données. Quel est l'intérêt d'avoir sauvé dans un fichier ? Et bien,
c'est un intérêt double. D'une part, vous allez pouvoir fournir ce fichier euh à votre comptable.
premier usage et puis deuxième usage surtout euh c'est que ici vous avez donc vous allez avoir un
fichier avec votre stock inventaire votre stock réel, v stock actuel qui correspond plus à votre
stock connu dans Prestashop puisqu'il y a des différences. À ce moment-là, vous allez pouvoir
utiliser l'outil d'import de Merlin pour importer cette colonne stock inventaire comme étant les
nouveaux stocks connus. Donc en gros, vous allez remettre à jour votre votre stock Prestashop de
manière à ce qu'il soit égal à vos stocks réels. Alors vous avez encore deux autres fonctions ici,
fonctions avancées, tout le monde les utilisera pas mais qui ont un certain intérêt. Vous
allez voir. Alors le premier ça s'appelle appliquer fil par ID sélectionné. En gros,
à quoi ça correspond ? Imaginons que je veuille travailler modifier tous les produits qui sont
dans je sais pas je la le rayon 1 ici. Donc je peux les sélectionner. Alors là je l'ai fait à
la main. Vous pourriez bien sûr avec le clic droit faire si vous connaissez hein la fameuse fonction
chercher sélectionnée sur cette colonne en gros qui permet de mettre un filtre et automatiquement
il va chercher et sélectionner pour vous les lignes qui correspondent à ce filtre. Donc
ici j'ai quatre lignes sélectionnées. Si je clique sur appliquer filtre par ID sélectionné en fait
qu'est-ce qui se passe ? Et bien c'est comme dans les les ce qu'on a vu précédemment sur les options
de recherche avancée. Automatiquement Merlin est venu ici voyez cliquer cette option fil par
ID et en gros qui signifie que il a utilisé la liste des produits sélectionnés dans mon outil
de recherche dans mon fichier d'inventaire et il est venu ici les afficher dans ma table à l'écran,
table principale. Il a appliqué le filtre et on se retrouve ici avec nos trois ou quatre produits
qu'on avait sélectionnés. Et là, vous pouvez bien faire toutes les modification que vous
voulez sur ces produits comme d'habitude. Deuxième fonctionnalité ici, filtre par manquant. Donc là,
c'est différent. Ce que Merlin a fait, c'est qu'il est allé chercher dans ma base pour les afficher
tous les produits qui sont manquants dans votre fichier d'inventaire. Donc tous les produits,
si je reviens ici, qui était ici en quantité connue zéro ou absent ou manquant en fait donc
tous ces produits sur lequel il y a un problème et bien en fait ils sont venus automatiquement
ici être affichés dans votre table principale. Donc vous allez pouvoir maintenant travailler sur
les données de ces produits, essayer de comprendre pourquoi ils sont manquants, peut-être modifier
leur stock et cetera. Voilà. Donc pour résumer, un fichier d'inventaire permettant de comparer
le stock réel que vous allez capturer avec soit une flasheuse, soit par recherche rapide,
donc de comparer ce stock réel avec votre stock connu. Donc des données que vous aurez dans un
fichier Excel euh donnant contenant ces données plus des calculs vous donnant la valeur du stock
supposé, la valeur du stock réel et puis surtout le montant des pertes. Et puis ce type de fichier,
vous allez pouvoir utiliser pour faire une réimportation vers la base de données
prestation pour mettre à jour votre stock et également l'utiliser pour votre comptabilité
financière. Voilà, merci pour votre attention et à très bientôt pour un autre tutoriel.